Než něco zautomatizujete, zkuste to zrušit

Zrušit. Zjednodušit. Teprve pak automatizovat. Většina firem začíná třetím krokem.

Tohle číslo ukazuje, jak udělat ten první za pět minut na jedné vlastní činnosti, a co se u toho ukáže.

Jedna energetika, se kterou jsme se v srpnu bavili, má postavené všechno, co k AI potřebuje. Vlastní gateway. Hostované modely. Knihovnu promptů. Jejich CIO říká, že nástroji ani technologií limitovaní nejsou. Vzápětí dodá, že nejtěžší je najít, kde to použít.

„Lidi si s tím povídají, mají to jako psychoterapeuta, ale neumí to použít ve své práci.“

A že to, co u firem kolem sebe vidí, je přeskočená klasická automatizace. Jde se rovnou do AI, protože se to líp prodává.

Vezměte si k tomu jedno číslo z QA pilotu, který nám teď běží. Regresní cyklus je dneska sedm až devět dní, cíl je jeden. Ta úspora vzniká v rozhodnutí, co z toho cyklu musí vůbec běžet.

Hosta našeho podcastu jsme se ptali, jestli někdy nechal proces tak, jak byl, a jen ho zautomatizoval:

„Nevybavuji si jediný proces, který by si nechal, jak byl, a řekl si: dneska ho komplet zautomatizujeme.“

Celý rozhovor vychází v pátek. Do té doby si můžete udělat cvičení, o kterém je zbytek tohohle čísla.

Zrušte jednu činnost. Na tři řádky.

Vyberte jednu činnost ze seznamu věcí, které chcete zautomatizovat. Jednu jedinou. Napište k ní tři řádky:

• Co přesně od pondělí přestane.
• Kdo si toho všimne první.
• Co se stane, když si toho nevšimne nikdo.

U třetího řádku pozor na jednu odpověď. V regulovaném provozu se nabízí „dva roky nic, pak audit finding“. Taková odpověď vám právě pojmenovala vlastníka té činnosti. Jděte za ním.

Ty tři řádky nikam neposílejte. Vezměte jen první a jděte ho ukázat tomu, kdo ten proces vlastní. Poslouchejte, jestli to umí obhájit. To je celý test.

Co uslyšíte místo odpovědi

Nejtěžší je první řádek, a to samo o sobě něco říká. Když neumíte popsat, co konkrétně od pondělí přestane, nemáte proces. Máte zvyk. Zvyk se automatizovat nedá, protože není co zadat.

Dvě námitky se dají čekat. „To zrušit nejde, je to v procesu“ má dvě čtení a je potřeba je rozlišit. Buď je to kontrola, jejíž účel vám nikdo nevysvětlil, a pak hledáte jejího vlastníka. Nebo účel nezná ani ten, kdo ji provádí, a pak jste našli řádek k prvnímu škrtnutí.

Druhá zní „vždyť to zautomatizujeme“ a je z těch dvou dražší. Posouvá otázku dál, místo aby na ni odpověděla.

A pak je tu ticho. Prázdný třetí řádek je plnohodnotný výsledek cvičení. Znamená, že tu činnost drží při životě setrvačnost.

Nejrychlejší výsledek ze všech ale dá druhý řádek. U některých činností zjistíte, že jediný, kdo by si všiml, je člověk, který výstup jen přeposílá dál. Nikdo dole ho nečte. Taková fáze vznikla sama a škrtá se bez diskuse.

Nové podmínky pro to, co zůstalo

Část činností to cvičení ustojí. Ty ale pokračují v menším rozsahu. Nejdřív se stanoví, kolik přesnosti ta úloha potřebuje a co se děje s případy pod prahem. Jestli jdou do fronty na člověka, nebo tiše propadnou. A kdo nese chybu, když to odbaví špatně.

Ten práh podepisuje vlastník procesu. Bez jména a zápisu to v regulovaném provozu neobhájíte.

Pak přijde otázka na vstupy, ne na model. Existuje záznam, ze kterého se dá rozhodnout? Když ne, opravte ho dřív, než na to pustíte model.

A k novým podmínkám patří zafixovaný scope, ještě než se začne stavět. V tom QA pilotu padly na analýzu dva sprinty. Nebyla to příprava na práci, byla to ta práce.

Pohled za byznys – Jakub Štengl

Seznam toho, co by šlo zrušit, nechce nikdo. Je to přitom jediná položka rozpočtu, která stojí nula korun a nemůže se rozbít o víkendu.

Když přijdeme na projekt a zeptáme se, co by firma chtěla zautomatizovat, dostaneme seznam. Dlouhý, přesný, seřazený podle bolesti. Ten druhý nemá nikdo.

CIO jedné energetiky mi v srpnu řekl, že ocenil upřímný údaj: z 30 % zautomatizovaných procesů back office je zhruba polovina skutečně AI. Zbytek jsou integrace a API. To je dobrá zpráva o ceně. Integrace má odhad, který drží, a provoz, který se nehýbe. Model má cenu za token a chování, které se mění pod rukama. A model nad špatným vstupem se platí každý měsíc a nikdy nebude lepší než to, co do něj přijde.

Ředitel interního vývoje v jedné bance mi ukazoval jako kandidáta na automatizaci triage nahlášených chyb. Proč to na jejich datech nefunguje, rozebírá Kuba vedle. Mě u toho stolu zaujalo něco jiného: otázku, kolik z těch hlášení by vůbec nevzniklo, nepoložil nikdo.

V obou případech to téma táhlo IT. Nikdo z byznysu u toho neseděl. To je samo o sobě údaj o tom, jak daleko ta automatizace dojde.

Kolik položek na vašem seznamu automatizací by přežilo otázku, jestli ten proces vůbec musí existovat?

Pohled za technologie – Jakub Inger

Triage nahlášených chyb vypadá jako učebnicová úloha pro model. Je to chyba, nebo změnový požadavek? Kam spadá? Jde to replikovat? Tři rozhodnutí, která dnes člověk dělá ručně. Jenže typické hlášení zní: „blbě popisek“. Člověk si s tím poradí, protože se doptá. Model se nemá koho doptat, tak si tipne.

A úloha se nezasekne na modelu. Zasekne se na tom, co mu pošleš. Oprava proto patří před model: dvě tři povinná pole ve formuláři hlášení — kde to bylo, co se čekalo, co přišlo. Práce na pár dní, udělá se jednou a pak je z triage skoro trivialita.

Než začneš vybírat model, projdi si takhle každou položku na seznamu: existuje záznam, ze kterého se dá rozhodnout? Když ne, model ti ho nevyrobí. Jen se rychleji a dráž splete.